Quản lý kho: Lưu ý khi lựa chọn phần mềm

03/01/2019 05:38

Cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ trong toàn chuỗi cung hàng hóa, việc kiểm soát từng khâu đoạn trong chuỗi bằng phần mềm đã trở nên phổ biến hơn trên thế giới. Đối với các nhà kinh doanh dịch vụ kho bãi, ứng dụng các công nghệ mới, tối ưu trong quản lý kho không chỉ giúp họ đảm bảo hiệu quả về thời gian, chi phí, giảm thiểu rủi ro mà ở một góc độ nhất định, thể hiện tính chuyên nghiệp và bắt kịp xu hướng mới.
Phần mềm quản lý kho (WMS: Warehouse Management System) không còn là khái niệm xa lạ với với các doanh nghiệp sản xuất hay với các đơn vị cung ứng dịch vụ bên thứ ba (3PL). Nhìn chung, WMS là một ứng dụng chạy trên nền tảng web hoặc cloud để hỗ trợ quản lý hoạt động của hệ thống kho và cung cấp dữ liệu giúp Giám đốc nhà máy/Giám đốc logistics đưa ra các quyết định nhanh chóng và kịp thời. Hệ thống hỗ trợ việc lập kế hoạch hàng ngày, kiểm tra nhanh chóng hàng hóa trong kho, nhập hàng, xuất hàng cũng như truy xuất vị trí của sản phẩm hay thông tin về sản phẩm chi tiết và dễ dàng, đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên, giảm thiểu tình trạng giao sai hàng hay hàng trả về kho, đặt biệt làm giảm thiểu các công việc giấy tờ. Hệ thống có thể tương thích với phần mềm ERP, DMS hoặc TMS.

Theo dự báo, thị trường phần mềm quản lý kho toàn cầu (WMS) đạt doanh thu là 1,69 tỷ USD năm 2017 và dự kiến sẽ có mức tăng trưởng trung bình hằng năm CAGR hơn 16,0% trong giai đoạn 2018-2025. Tại Việt Nam, theo báo cáo của Hiệp hội dịch vụ logistics Việt Nam (VLA), hiện nay chưa tới 15% doanh nghiệp áp dụng phần mềm WMS vào thực tế quản lý kho. Đây quả thực là một mảnh đất màu mỡ cho những doanh nghiệp cung cấp giải pháp phần mềm vì trước sức ép toàn cầu hóa và nhu cầu ngày khắt khe của khách hàng cũng như sự tăng trưởng nhanh chóng của thương mại điện tử (e-commerce), các doanh nghiệp bị đặt vào tình thế phải ứng dụng công nghệ để nâng cao năng lực cạnh tranh.

Vì vậy mà các phầm mềm quốc tế như Oracle, Infor, Epicor... đã vào Việt Nam thông qua các công ty “reseller”. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ “nhân” và “lực” để ứng dụng và triển khai các phần mềm này. Theo thời gian, thị trường ngày càng phát triển với nhiều đơn vị cung cấp phần mềm với mức chi phí thấp hơn và triển khai cũng dễ dàng hơn. Trước sự đa dạng của thị trường, vậy đâu là các yếu tố cần cân nhắc trước khi đặt bút ký hợp đồng với một đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm?

4 yếu tố quan trọng cần cân nhắc cho các cấp quản lý và lãnh đạo:
1. Dễ sử dụng

Đây là tiêu chí đầu tiên cần lưu ý. Hệ thống WMS dễ sử dụng sẽ giảm thời gian đào tạo cho nhân viên, từ nhân viên lấy hàng, kiểm kho đến quản lý cấp cao. WMS thiết kế tốt cho phép người dùng dành ít thời gian hơn để thiết lập và giám sát các hoạt động hàng ngày, nhờ vậy họ có thể nhanh chóng thích nghi với những thay đổi hoặc yêu cầu mới.

Ngoài ra, nhân viên mới cũng có thể triển khai sau một thời gian ngắn đào tạo, thay vì nhiều tháng. Và khi tất cả nhân viên có thể khai thác được đầy đủ chức năng của hệ thống quản lý kho sẽ giúp tối ưu được năng suất làm việc, và hệ thống chăm sóc khách hàng cũng hiệu quả hơn khi nhận ít phàn nàn từ khách hàng.

Giao diện màn hình chính (dashboard), bố cục sắp xếp menu, sơ đồ các pallets, báo cáo phải trực quan và dễ theo dõi. Việc tạo đơn hàng nhập, hàng xuất phải đơn giản và chế độ xem bảng điều khiển phải tự động cập nhật theo thời gian thực cung cấp cho người dùng một trang duy nhất để tổng hợp tất cả dữ liệu quan trọng nhất và đưa ra quyết định.

2. Tính tùy biến và kết nối

Phần mềm WMS phải có khả năng tương thích với các phần mềm khác, cụ thể là ERP, TMS (transporation management system), DMS (delivery management system), hệ thống kế toán... Sự kết nối giữa các phần mềm sẽ giúp cho doanh nghiệp tổng hợp báo cáo tốt hơn, đặc biệt khi doanh nghiệp phát triển ngày càng lớn mạnh hay mở rộng quy mô.

Ngoài ra khả năng tùy biến cũng rất quan trọng. Mỗi doanh nghiệp sẽ có đặt thù yêu cầu riêng và cách vận hành kho khác nhau. Nếu kho đặt ở nhiều vị trí cũng ảnh hưởng đến việc quản lý và lên kế hoạch xuất nhập hàng hóa. Vì thế, cần lưu ý đến yếu tố triển khai và tính tùy biến của sản phẩm để tránh phát sinh phí sau này.

3. Chi phí phù hợp với ngân sách và không có chi phí ẩn.

Đây là yếu tố luôn được đặt lên bàn cân nhắc nhưng thường hay bị mắc lỗi nếu không có kinh nghiệm so sánh phần mềm. Chi phí cho phần mềm phụ thuộc nhiều vào yêu cầu của doanh nghiệp. Do đó, điều trước tiên là doanh nghiệp phải xác định rõ mục đích mua phần mềm quản lý kho để làm gì? Giúp giải quyết những vấn đề gì? Kỳ vọng mong đợi? Hiệu suất mong đợi?…Sau khi xác định được mục đích thì lúc đó mới tiến hành nghiên cứu và lấy báo giá của một số công ty để so sánh dựa trên những yêu cầu đã có sẵn. Cần hỏi kỹ đơn vị cung cấp về số lượng người dùng tối thiểu (users), chi phí tăng lên khi thêm users, chi phí bản quyền, chi phí triển khai trong bao lâu, phí bảo trì hàng năm, tính theo gói vĩnh viễn hay trả theo users, chi phí cập nhật phần mềm, tính năng điều chỉnh phần mềm...để tránh tình trạng chi phí ban đầu có thể thấp, nhưng không bao gồm nhiều tính năng nâng cao hay khả năng nâng cấp sau này.

4. Đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ

Phần mềm không đơn giản là mua về cài đặt là có thể sử dụng được ngay, mà cần phải có đội ngũ huấn luyện sử dụng. Thời gian đào tạo có thể tính theo ngày hay theo tháng tùy độ phức tạp của phần mềm và trình độ của nhân viên. Những phần mềm quốc tế thì có thể tính theo năm mới có thể hoàn toàn triển khai hết các chức năng. Lúc này, đội ngũ kỹ thuật hay bộ phận chăm sóc khách hàng đóng vai trò quan trọng. Nếu họ có văn phòng trong nước thì việc huấn luyện sẽ nhanh hơn, hiệu quả hơn thay vì chỉ có văn phòng ở nước ngoài và phải thông qua teamview hay qua skype . Ngoài ra doanh nghiệp có thể sẽ phát sinh chi phí máy bay cho đội ngũ hỗ trợ nếu việc huấn luyện không suôn sẻ và như vậy sẽ làm doanh nghiệp phát sinh thêm các khoản chi phí.

Theo đánh giá khách quan thì thị trường Việt Nam hiện đang rất hấp dẫn cho các công ty phần mềm, riêng về phần mềm quản lý kho thì cũng có hơn trăm công ty cung cấp, nhưng phần lớn là phần mềm đơn giản với các tính năng chủ yếu để quản lý hàng tồn kho (inventory management). Tuy nhiên, vẫn có một số tên tuổi cung cấp toàn bộ chuỗi vận hành của kho và phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp Việt như WMS360 (Mỹ, chi phí phù hợp, văn phòng tại Việt Nam), Infor (Mỹ, chi phí hơi cao), Inforlog (Singapore, chi phí gần bằng Infor, có chi nhánh tại Việt Nam).

VITIC tổng hợp/ Tham khảo Thuong Tran