Quản lý kho hàng: Kinh nghiệm hay công nghệ?

Hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn đang sử dụng kinh nghiệm để quản lý các kho hàng, trong khi nhiều doanh nghiệp đã áp dụng công nghệ để tiết kiệm nhân công và tăng hiệu quả. Câu hỏi đặt ra là có thể không có một trong hai yếu tố đó trong việc quản lý kho hàng hiện nay hay không và đâu là nhân tố quyết định trong bối cảnh hiện nay. 
Quản lý kho hàng là công việc tập trung giải quyết các nghiệp vụ bố trí, định vị kho, sắp xếp kệ chứa hàng, hàng hóa; các phương thức bảo quản hàng hóa; quy trình hóa nghiệp vụ nhập, xuất, và tổ chức quản lý sổ sách hàng hóa trong kho bãi. Sự chuyên nghiệp trong quản lí kho hàng góp phần hỗ trợ các khâu lập kế hoạch, lập mô hình dự trữ, mô hình tiêu thụ, đồng thời giúp giảm thiểu chi phí kho, có quyết định kịp thời đối với hàng chậm luân chuyển trong kho. 
Để việc quản lý kho hàng hiệu quả, không thể thiếu được các bước sau: 

1. Lập sơ đồ kho và quán triệt tới các nhân sự quản lý và vận hành kho

Thủ kho phải lập sơ đồ kho thông qua hệ thống kệ chứa hàng, phân bổ chủng loại hàng hóa theo từng kệ để hàng và dán ngay ngoài cửa. Khi phát sinh hàng hoá mới hay thay đổi cách sắp xếp thì thủ kho phải cập nhật vào sơ đồ hệ thống nhà kho (sơ đồ kho phải ghi rõ ngày cập nhật)

2. Kiểm soát chặt chẽ xuất nhập hàng vào kho

- Kiểm tra các chứng từ yêu cầu nhập/xuất hàng theo đúng quy định.

• • - Thực hiện việc nhập và xuất hàng cho cá nhân liên quan.

  • - Nhận các chứng từ giao hàng, yêu cầu xuất hàng; lưu các chứng từ đó và chuyển cho bộ phận mua hàng hoặc kế toán theo quy định.
    3. Theo dõi hàng hóa xuất nhập tồn

    - Ghi phiếu nhập, phiếu xuất kho, phiếu ghi chú trên các kệ chứa hàng.

    - Trực tiếp nhập phiếu xuất vào phần mềm hoặc file excel.

    - Theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu.

    4. Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu

    - Đảm bảo tất cả các loại hàng hóa phải có định mức tồn kho tối thiểu.

    - Nếu số lượng hàng hóa xuất/nhập biến động, phải đề xuất người quản lý thay đổi định mức tồn kho tối thiểu cho phù hợp.

    - Theo dõi số lượng tồn kho tối thiểu hàng ngày.

    5. Thực hiện thủ tục đặt hàng của kho

    - Định kỳ theo kế hoạch lập các phiếu yêu cầu mua hàng hoặc đơn hàng nhập khẩu.

    - Theo dõi quá trình nhập hàng thông qua phiếu ghi chú trên giá kệ hàng, đôn đốc việc mua hàng.

    - Trực tiếp làm thủ tục mua hàng và theo dõi nhập hàng.

    6. Sắp xếp hàng hóa trong kho

    - Trực tiếp sắp xếp các loại hàng hóa trong kho.

    - Sắp xếp hàng hóa tránh bị ướt, đổ vỡ…

    - Lập sơ đồ kho và cập nhật sơ đồ kho khi có phát sinh hàng hóa.

    7. Đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho

    - Sắp xếp hàng hóa trong kho đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất.

     

    - Với loại hàng mau hư thì phải quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước (FIFO - First In First Out).

     

    8. Tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn trong kho

    - Tuyệt đối đảm bảo quy tắc PCCC trong kho.

     

     

    - Định kỳ hàng tháng kiểm tra lại các giá kệ chứa hàng tránh kệ bị gãy đổ…
    Để thực hiện tốt các bước trên, cần có những người quản lý có kinh nghiệm và một mô hình quản lý kho thành công (với điều kiện tương tự) để tham khảo. 
    Tuy nhiên, ngày nay, sự phát triển của khoa học công nghệ cũng đã tạo ra nhiều công cụ giúp cho việc quản lý kho dễ dàng hơn, hiệu quả hơn. Hiện nay không khó để có thể tìm được phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp. Đây là công cụ hỗ trợ đắc lực, giúp bạn tốn ít thời gian, chi phí thuê nhân sự, chi phí kiểm mà còn cập nhật liên tục tình trạng của kho giúp người quản lý đưa ra các quyết định kịp thời cho công việc kinh doanh của mình. 
    VITIC tổng hợp