Nâng cao hiệu quả quản trị kho trong xu hướng công nghệ mới
30/10/2018 08:23
Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt về giá cả, chất lượng và dịch vụ bán hàng (giao hàng, đổi hàng...), các doanh nghiệp luôn phải hướng đến các giải pháp toàn diện cho chuỗi cung ứng của mình. Trong đó việc đảm bảo các yếu tố đầu vào sẵn cho hoạt động sản xuất diễn ra liên tục, đầu ra đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng sẽ giúp họ hạn chế tổn thất và nắm bắt tốt hơn các cơ hội mở rộng thị trường.
Doanh nghiệp thường để tồn kho nguyên vật liệu, tồn kho trên chuyền sản xuất (sản phẩm dở dang) và tồn kho thành phẩm (hàng hóa chờ bán).
Thế nhưng, tồn kho đồng nghĩa sẽ phát sinh chi phí lưu kho (chi phí thuê mặt bằng, bảo quản, các biện pháp quản lý an toàn, hao hụt...) và chi phí đặt hàng (chi phí tìm kiếm nhà cung cấp, vận chuyển, bảo hiểm vận chuyển...). Do vậy, doanh nghiệp cần thiết kế chuỗi cung ứng sao cho chi phí tồn kho thấp nhất mà vẫn đáp ứng được yêu cầu sản xuất, kinh doanh.
Bước thứ nhất trong quản trị tồn kho là phân tích và phân loại nguyên vật liệu theo giá trị đóng góp vào doanh thu (thường gọi là phân theo tiêu chí A, B, C) và phân theo mức độ ổn định, khả năng dễ hay khó dự báo nhu cầu sử dụng (thường gọi là tiêu chí X, Y, Z). Trên cơ sở đó, doanh nghiệp đưa ra những giải pháp quản lý tồn kho cho từng loại nhưng phải đảm bảo sẵn có hay không, cần dự phòng hay không?
Trường hợp nguyên vật liệu có giá trị đóng góp lớn vào doanh thu thì phải đảm bảo sẵn có cho sản xuất vì chúng ảnh hưởng lớn đến doanh số. Sẵn có không hẳn là phải dự phòng, nếu nguyên vật liệu có tính ổn định cao, dễ dự báo thì chỉ cần tính toán đơn hàng mua, số lần mua sao cho chi phí tồn kho thấp nhất.
Mô hình tồn kho tối ưu (EOQ) – Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản có chỉ dẫn cách tính toán số đơn hàng mỗi lần mua, số lần mua trong năm và điểm đặt hàng với chi phí tồn kho thấp nhất. Để xác định khối lượng nguyên vật liệu mỗi lần mua tối ưu theo mô hình EOQ, cần dự báo nhu cầu nguyên vật liệu sử dụng và chi phí lưu kho, chi phí mỗi lần đặt hàng...
Trường hợp đơn hàng giá trị lớn mà mức độ sử dụng không ổn định, khó dự báo thì cần tăng mức dự phòng. Khi dự phòng tăng sẽ dẫn đến tăng tồn kho, từ đó tăng chi phí nên phải thiết lập mạng lưới cung ứng gần nhà máy sản xuất, ký kết hợp đồng nguyên tắc với nhà cung cấp theo hướng khi có nhu cầu thì cung cấp nhanh nhất.
Với doanh nghiệp có hệ thống các nhà máy sản xuất gần nhau có thể sử dụng công nghệ để kết nối liên thông các kho của các nhà máy với nhau nhằm khai thác NVL qua lại, góp phần giảm hàng tồn kho này. Những nguyên vật liệu có giá trị đóng góp vào doanh thu nhỏ mà mức độ sử dụng ổn định thì có thể mua hàng thường xuyên.
Người làm cần tính toán tỉ mỉ quá trình vận chuyển nguyên vật liệu về kho, từ kho đưa vào dây chuyền sản xuất; vận chuyển thành phẩm về kho thành phẩm, từ kho thành phẩm đến các trung tâm phân phối... Đồng thời tính toán đường đi, phương tiện, thời điểm vận chuyển, bảo hiểm hàng hóa... để giảm thiểu tối đa rủi ro và chi phí.
Ngoài ra, công tác quản lý kho đảm bảo từ thiết kế kho đúng tiêu chuẩn bảo quản, biện pháp kỹ thuật bảo quản, không để xảy ra tình trạng hàng hóa bị mất phẩm chất, hư hỏng cho từng loại nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm chờ bán... nhằm giảm hao hụt và tổn thất.
Để làm được việc này, cần tạo ra các quy định trong việc phân loại, sắp xếp hàng lưu kho nhằm hỗ trợ cho việc nhập, xuất kho, kiểm kê được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả. Việc nhập, xuất kho phải tuân thủ nguyên tắc nhập trước – xuất trước để tránh hao mòn vô hình; xây dựng cơ chế quản lý rõ ràng đối với các hoạt động nhập – quản lý – xuất kho.
Muốn giảm thiểu thất thoát, hao hụt, người thực hiện phải thiết lập hệ thống sổ sách bài bản trong việc thống kê, ghi chép khối lượng từng loại nguyên vật liệu nhập, xuất kho, xây dựng chế độ kiểm kê định kỳ, đột xuất nhằm đảm bảo khối lượng hàng lưu kho thể hiện trên sổ sách khớp với khối lượng hàng thực tế tồn trong kho. Hoạt động kiểm kê này sẽ giúp phát hiện những trường hợp bảo quản không đạt chuẩn, hàng hóa có nguy cơ hoặc đã mất phẩm chất, hư hỏng để có biện pháp xử lý kịp thời.
Gần đây, có nhiều giải pháp công nghệ được nghiên cứu, phát triển để giúp doanh nghiệp khai thác tài nguyên của đối tác, giảm tối đa mức tồn kho. Giải pháp công nghệ sẽ giúp doanh nghiệp thiết lập hệ thống thông tin tương tác với khách hàng và nhà cung cấp hiệu quả (tiêu biểu trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ… hệ thống kết nối giữa nhà cung cấp với khách hàng mà không cần qua tồn kho của công ty).
Trong bối cảnh chi phí mặt bằng tăng cao, rất nhiều giải pháp công nghệ được áp dụng nhằm kết nối và rút ngắn khoảng cách từ cung ứng đầu vào đến sản xuất và phân phối. Việc công nghệ hóa chuỗi cung ứng đang là xu thế, doanh nghiệp nếu sớm nắm bắt sẽ tạo lợi thế cạnh tranh vượt trội nhờ có thể cắt giảm chi phí tồn kho, ngược lại sẽ mất dần lợi thế cạnh tranh.
VITIC tổng hợp
Doanh nghiệp thường để tồn kho nguyên vật liệu, tồn kho trên chuyền sản xuất (sản phẩm dở dang) và tồn kho thành phẩm (hàng hóa chờ bán).
Thế nhưng, tồn kho đồng nghĩa sẽ phát sinh chi phí lưu kho (chi phí thuê mặt bằng, bảo quản, các biện pháp quản lý an toàn, hao hụt...) và chi phí đặt hàng (chi phí tìm kiếm nhà cung cấp, vận chuyển, bảo hiểm vận chuyển...). Do vậy, doanh nghiệp cần thiết kế chuỗi cung ứng sao cho chi phí tồn kho thấp nhất mà vẫn đáp ứng được yêu cầu sản xuất, kinh doanh.
Bước thứ nhất trong quản trị tồn kho là phân tích và phân loại nguyên vật liệu theo giá trị đóng góp vào doanh thu (thường gọi là phân theo tiêu chí A, B, C) và phân theo mức độ ổn định, khả năng dễ hay khó dự báo nhu cầu sử dụng (thường gọi là tiêu chí X, Y, Z). Trên cơ sở đó, doanh nghiệp đưa ra những giải pháp quản lý tồn kho cho từng loại nhưng phải đảm bảo sẵn có hay không, cần dự phòng hay không?
Trường hợp nguyên vật liệu có giá trị đóng góp lớn vào doanh thu thì phải đảm bảo sẵn có cho sản xuất vì chúng ảnh hưởng lớn đến doanh số. Sẵn có không hẳn là phải dự phòng, nếu nguyên vật liệu có tính ổn định cao, dễ dự báo thì chỉ cần tính toán đơn hàng mua, số lần mua sao cho chi phí tồn kho thấp nhất.
Mô hình tồn kho tối ưu (EOQ) – Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản có chỉ dẫn cách tính toán số đơn hàng mỗi lần mua, số lần mua trong năm và điểm đặt hàng với chi phí tồn kho thấp nhất. Để xác định khối lượng nguyên vật liệu mỗi lần mua tối ưu theo mô hình EOQ, cần dự báo nhu cầu nguyên vật liệu sử dụng và chi phí lưu kho, chi phí mỗi lần đặt hàng...
Trường hợp đơn hàng giá trị lớn mà mức độ sử dụng không ổn định, khó dự báo thì cần tăng mức dự phòng. Khi dự phòng tăng sẽ dẫn đến tăng tồn kho, từ đó tăng chi phí nên phải thiết lập mạng lưới cung ứng gần nhà máy sản xuất, ký kết hợp đồng nguyên tắc với nhà cung cấp theo hướng khi có nhu cầu thì cung cấp nhanh nhất.
Với doanh nghiệp có hệ thống các nhà máy sản xuất gần nhau có thể sử dụng công nghệ để kết nối liên thông các kho của các nhà máy với nhau nhằm khai thác NVL qua lại, góp phần giảm hàng tồn kho này. Những nguyên vật liệu có giá trị đóng góp vào doanh thu nhỏ mà mức độ sử dụng ổn định thì có thể mua hàng thường xuyên.
Người làm cần tính toán tỉ mỉ quá trình vận chuyển nguyên vật liệu về kho, từ kho đưa vào dây chuyền sản xuất; vận chuyển thành phẩm về kho thành phẩm, từ kho thành phẩm đến các trung tâm phân phối... Đồng thời tính toán đường đi, phương tiện, thời điểm vận chuyển, bảo hiểm hàng hóa... để giảm thiểu tối đa rủi ro và chi phí.
Ngoài ra, công tác quản lý kho đảm bảo từ thiết kế kho đúng tiêu chuẩn bảo quản, biện pháp kỹ thuật bảo quản, không để xảy ra tình trạng hàng hóa bị mất phẩm chất, hư hỏng cho từng loại nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm chờ bán... nhằm giảm hao hụt và tổn thất.
Để làm được việc này, cần tạo ra các quy định trong việc phân loại, sắp xếp hàng lưu kho nhằm hỗ trợ cho việc nhập, xuất kho, kiểm kê được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả. Việc nhập, xuất kho phải tuân thủ nguyên tắc nhập trước – xuất trước để tránh hao mòn vô hình; xây dựng cơ chế quản lý rõ ràng đối với các hoạt động nhập – quản lý – xuất kho.
Muốn giảm thiểu thất thoát, hao hụt, người thực hiện phải thiết lập hệ thống sổ sách bài bản trong việc thống kê, ghi chép khối lượng từng loại nguyên vật liệu nhập, xuất kho, xây dựng chế độ kiểm kê định kỳ, đột xuất nhằm đảm bảo khối lượng hàng lưu kho thể hiện trên sổ sách khớp với khối lượng hàng thực tế tồn trong kho. Hoạt động kiểm kê này sẽ giúp phát hiện những trường hợp bảo quản không đạt chuẩn, hàng hóa có nguy cơ hoặc đã mất phẩm chất, hư hỏng để có biện pháp xử lý kịp thời.
Gần đây, có nhiều giải pháp công nghệ được nghiên cứu, phát triển để giúp doanh nghiệp khai thác tài nguyên của đối tác, giảm tối đa mức tồn kho. Giải pháp công nghệ sẽ giúp doanh nghiệp thiết lập hệ thống thông tin tương tác với khách hàng và nhà cung cấp hiệu quả (tiêu biểu trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ… hệ thống kết nối giữa nhà cung cấp với khách hàng mà không cần qua tồn kho của công ty).
Trong bối cảnh chi phí mặt bằng tăng cao, rất nhiều giải pháp công nghệ được áp dụng nhằm kết nối và rút ngắn khoảng cách từ cung ứng đầu vào đến sản xuất và phân phối. Việc công nghệ hóa chuỗi cung ứng đang là xu thế, doanh nghiệp nếu sớm nắm bắt sẽ tạo lợi thế cạnh tranh vượt trội nhờ có thể cắt giảm chi phí tồn kho, ngược lại sẽ mất dần lợi thế cạnh tranh.
VITIC tổng hợp
